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MANUAL FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA

LINEAMIENTOS Y FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA Y DEPARTAMENTOS

CAPITULO I GENERALIDADES. Artículo 1. La junta Directiva Trabajara para lograr alcanzar los Objetivos Generales del Asociación contemplados en los Estatutos, además deberá alcorzar los siguientes Objetivos Específicos: a.- Que la Asociación participe en labores de búsqueda y Rescate, ayuda humanitaria ante cualquier evento adverso. b.- Contribuir en la formación de nuestro personal y comunidad análoga en las áreas conexas a las labores de Búsqueda y Salvamento y ayuda Humanitaria. Artículo 2. El Coordinador General es quien Convocara a las reuniones de la Junta Directiva y elaborara el orden del día con la secretaria. Parágrafo Único: La Junta Directiva celebrará sus sesiones cuantas veces lo determine el coordinador General Por iniciativa propia o a petición de cualquiera de sus Componentes esta será hecha por escrito al Coordinador General, ya sea mediante fax o correo electrónico o, en general, por cualquier medio que permita tener constancia del envío del aviso y la recepción por el destinatario, expresando la fecha y la hora de reunión, así como el orden del día. Artículo 3. El Coordinador General estará obligado a Convocar una Junta a petición de cualquiera de los miembros para que se celebre dentro de los quince días naturales siguientes al de recepción de la notificación que reciba Artículo 4. El orden del día será fijado por el Coordinador General quien deberá incluir necesariamente los asuntos propuestos por el miembro de la junta  solicitante, si la convocatoria se hiciere a petición de alguno de los miembros de la Junta Directiva. Artículo 5. En cualquier caso, la Junta Directiva también se entenderá Convocada y quedará válidamente constituida cuando estando presentes la totalidad de sus miembros y acuerden por unanimidad la celebración de la misma. Artículo 6. Las juntas Será presidida por el Coordinador General y, en su ausencia por el Coordinador de Operaciones, y a falta de ambos se convocara a una segunda sesión. Artículo 7. Queda determinado que La Junta Directiva se reunirá de forma ordinaria cada 50 días no excediendo los 60 días, el quórum estará formado por la mitad más uno de los miembros que la conforman. Artículo 8. El coordinador General para consultar sobre temas concretos, podrá convocar a la Junta Directiva a una sesión Virtual, que en materia de quórum y votación se regirá por las mismas normas ya establecidas en las juntas Ordinarias o extraordinarias, pero a efectos de convocatoria y sistemas de voto se regirá por las Siguientes normas:  Parágrafo 1. Las Juntas Virtuales se convocarán enviando un e-mail los  miembros que conforman la directiva, en el que constará el orden del día, aclarando las cuestiones sobre las que se consulta. Parágrafo 2. Durante un periodo de 15 días naturales, se discutirán las propuestas por medio de mails o redes sociales en forma privada a la lista de miembros de la Junta. Pasados los 15 días naturales y durante otros 5 días naturales mas, se abrirá el periodo de votación, en la que cada miembro votará a las propuestas establecidas en el orden del día. Parágrafo 3. Pasados los 5 días el secretario verificará los votos realizados y procederá a su contabilización, tomándose a efectos de quórum solo aquellos miembros que hayan efectuado la votación. Parágrafo 4. Cuando se requiera una decisión inmediata o de urgencia se puedan efectuar una Junta Virtual implementando los teléfonos para llamar a los coordinadores y decidir sobre un tema puntual de decisión, y de no atender uno de los coordinadores se le tendrá que dejar el mensaje de inmediato de la decisión tomada aplicando las mismas normas para efectos de quórum ya establecidas en las juntas. Parágrafo 5. Durante las siguientes 48 horas el secretario redactara el acta.  Artículo 9.  Todas las decisiones de la junta directiva se harán por escrito en un libro de acta cualquier modificación de emergencia en las actividades ya pautadas bien sea para las de educación u operación estas deberán contar con la aprobación de la mayoría de los miembros de la junta  la cual deberán plasmar en el libro de acta como una sesión de emergencia y firmaran los presentes informando  de esto a los no presente durante las siguientes 24 horas de realizada el acta.  Artículo 10.  Si un miembro de la Junta Directiva deja de asistir a tres (3) reuniones ordinarias consecutivas sin justificación, se le enviará una notificación por escrito y de no responder será propuesta su destitución ante la Asamblea General. Artículo 11. Si un miembro de la Junta Directiva o líder de departamento renuncia, deberá entregar toda la documentación y bienes que tenga en su poder a cualquier coordinador, ante una Reunión Ordinaria dentro de un período de siete días (07), a la fecha de su renuncia. Artículo 12. El secretario además de las funciones establecidas en los estatutos generales tendrá las siguientes atribuciones y responsabilidades: a) Citar por escrito a reuniones y asambleas por solicitud del coordinador general. b) Verificar el quórum en las asambleas. c) Llevar y mantener actualizado el registro. d) Dar curso a la correspondencia que se presente y mantener el archivo debidamente organizado y actualizado. e) Las convocatorias,  correspondencia y archivo de la asociación. Inherentes a su cargo. f) Asistir a todas las Reuniones Ordinarias y Extraordinarias, así como también a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias convocadas por la Junta Directiva. g) Transcribir las actas de las Reuniones Ordinarias y Extraordinarias de la Junta Directiva y Asambleas. h) Mantener el Libro de Actas al día. i) Elaborar los puntos de Agenda de las Reuniones y Asambleas. j) Recibir y contestar la correspondencia general de la Asociación. k) Mantener a los miembros afiliados informados de las actividades, cambios de  programación y eventos de la Asociación. l) Será responsable de la custodia de los archivos y documentos confidenciales. CAPITULO II PROTOCOLO PARA LA REALIZACIÓN DE CARTAS Y COMUNICADOS: Artículo 13. Habrá solo un formato para los informes y cartas  Internos y externos. Parágrafo Único: Toda carta  externa será dirigida por el coordinador general bien sea para responder un comunicado o solicitud así como las constancias. Artículo 14. Toda correspondencia saliente o interna deberá asignársele un código el cual llevara una secuencia y deberá ser plasmado en un formato de registro por el o la secretaria o el coordinador general. Artículo 15. Si llega un comunicado a cualquier coordinador solicitando una actividad este tendrá 5 días para informar y entregarle al coordinador general o secretaria una copia,  y este tendrá 07 días para responderla solicitando los requisitos mínimos, quienes deberán dar respuesta a las peticiones durante las siguientes 48 horas antes de la actividad solicitada. Cualquier coordinador podrá responder cualquier carta  que sea dirigida a su coordinación y si esta no corresponde a sus funciones deberá reenviarla a la coordinación competente. Artículo 16. Toda correspondencia electrónica saliente será dirigida solo por el correo oficial del grupo que es grocc@rescateoccidente.org y este estará administrado por la coordinación general y la secretaria. Parágrafo Uno: Cada Coordinación deberá tener su propio correo electrónico y toda correspondencia que este dentro de sus funciones podrá darle respuesta apegándose al protocolo dichas cuentas serán las siguientes: operaciones@rescateoccidente.org; educación@rescateoccidente.org; logística@rescateoccidente.org; talentohumano@rescateoccidente.org. Parágrafo Dos: Todo miembro podrá disfrutar de un correo propio con el dominio del grupo @rescateoccidente.org,  para uso personal.  Todas las claves serán administradas por la Coordinación para el Talento Humano. Artículo 17. Toda carta e informe interno hecho se deberá entregar una copia a la secretaria durante los siguientes 7 días para ser archivada  llevando el coordinador o el departamento un control numérico interno. Parágrafo Único: la abreviatura para la asignación del código por cada Coordinación será la siguiente: iniciara por las siglas de la Coordinación establecida de la siguiente manera Operaciones: OP; Educación: EDU; Logística: LOG; Talento Humano TH; la Coordinación General y la secretaria usaran las siglas GROCC. Luego de la sigla estará seguida de un guion (-) y del numero del oficio y del año llevando la secuencia del primero oficio hasta el último que se lleve del año y reiniciara al año siguiente.   Artículo 18. Toda correspondencia electrónica entrante a un correo no oficial o personal, deberá ser reenviada al correo interno secretaria@rescateoccidente.org durante los siguientes 5 días de recibida informando por cualquier medio al coordinador general o la secretaria, una vez sea enviada. Artículo 19. Los informes dirigido a la coordinación general se entregaran durante las siguientes 48 horas una vez culmine la misión no excediendo las 96 horas en el caso de Operaciones para el resto de las coordinaciones se entregara cada 6 meses y  anualmente se harán un resumen de lo hecho en cada  coordinación para presentarlo a la asamblea. CAPITULO III PAUTAS Y PROTOCOLOS DE EDUCACION   Artículo 20. Se deberá colocar un calendario de actividades en la sede o en su defecto se les enviara a los correos de los miembros. Artículo 21. Todas las clases deberán darse en la sede si se cuenta con ella, exceptuando las que tienen salida de campo que no se pueden dar en la sede y estas se deberán informar  como mínimo una semana de anticipación señalando hora de salida y de llegada lugar de la actividad.  Artículo 22. Los equipos requeridos para las clases deberán solicitarse a la coordinación de logística  con 15 días de anticipación.  Artículo 23. Cada instructor una vez culminado su materia deberá entregar lo siguiente después de 7 días de culminada la materia: 1.- Notas generales evaluaciones individuales en una carpeta o sobre, deberá entregar el formato de los certificados ya hechos con los nombres de los aprobados y por participación a los no aprobados. 2.- Contenido programático de la materia. 3.- Guía o manual digital y en físico así como las presentaciones días positivas de la materia en digital. Artículo 24.  Protocolo Para participar en una actividad educativa o práctica  solicitada por agentes externos sin ningún tipo de lucro: 1.- que la correspondencia llegue como mínimo con 30 días de anticipación afirmando cubrir con toda la logística solicitada. 2.- que tengamos competencia en el área.  3.- deberá cubrir la logística completa del personal 4.- traslado ida y vuelta del personal y el equipo. 5.- estadía si es necesario. 6.-  alimentación. 7.- implementos para dar la clase requeridos por el instructor.  8.- si se requiere de nosotros algún equipo pesado que sea retirado y devuelto a nuestro depósito o sede según sea el caso.   9.- solicitar como mínimo a logística con 15 días de anticipación los equipos. 10.-contactar al personal  instructores o personal necesario como mínimo con 25 días de anticipación.  Artículo 25. Protocolo Para participar en una actividad educativa o práctica  para algún agente externo que tenga algún tipo de benefició por convenio: 1.- que el costo mínimo por materia sea de (04) cuatro unidades tributarias vigentes por hora.  Salvo un curso de apreciación donde la asociación utiliza muchos recursos y desgasta sus equipos la Junta determinara el costo según el la cantidad de recursos.  2.- El tiempo de duración mínima de un curso será de 10 horas en adelante los talleres de 06 horas hasta 09 si es menor a 06 horas serán charlas. 3.- la respuesta se dará a las siguientes 48 horas de haber recibido el comunicado esta deberá informar el costo y duración del curso así como cantidad de participantes.  4.- el protocolo para las cartas será el siguiente: 5.- quien reciba la correspondencia deberá remitirla  e informar durante las siguientes 5 hora de haberla leído al coordinador de educación o el general. 6.- una vez remitida e informado a cualquiera de estos quien la reciba deberá informar al otro es decir educación al general o general a educación durante las siguientes 5 horas de haber recibido la información. 7.- la respuesta estará en manos del coordinador que la reciba adiestramiento o general y la realizara durante las siguientes 24 horas de haberla recibido. 8.- el equipo necesario se le solicitara a logística  como mínimo 96 horas antes de la actividad.  9.- solicitar el personal, instructores o personal necesario para dar la clase como mínimo con 96 horas de anticipación.  Artículo 26. Protocolo Para organizar una actividad educativa o práctica  para recaudar fondos para el grupo: 1. solicitar ayuda a la coordinación de logística para buscar presupuestos  y el lugar donde se dictara la actividad para  poder presentársele la propuesta  a la junta. 2.- presentar ante la junta directiva la propuesta acompañada del  presupuesto de todos los gastos que se realizaran para la organización del evento.  3.- proponer la fecha para dicha actividad la cual no deberá ser menor a 3 meses así como el costo el cual será discutido. 4.- proponer el o los instructores para dicha actividad así como el personal que se requiere para a colaborar en la organización de la actividad 5.- una vez aprobado el evento por la junta solicitarle a logística los equipos necesarios para la actividad con por lo menos 15 días de anticipación. 6.- todo el material para los participantes  deberá estar listo por lo menos 10 días antes del evento siendo responsabilidad de educación que esta se realice. 7.- todo deposito se hará en la cuenta oficial del grupo y la comprobación de estos lo hará el departamento de contabilidad el cual hará sierre inscrito cada 7 días y le informara a el coordinador de adiestramiento la cantidad de inscritos hasta el momento llevando el control con datos personales del participantes numero de depósito  organización que representa. 8.- el departamento de contabilidad será el encargado de recibir los respaldos o copias de depósitos el día del evento.  9.- el coordinador para el talento humano será el encargado de realizar y distribuir la publicidad del evento así como las invitaciones especiales propuestas por la junta directiva, a menos que esta sea realizada por la coordinación de educación. Artículo 27. Protocolo Para que un miembro asista a un curso avanzado: 1.- disponibilidad de asistir. 2.- que allá cumplido el curso básico de rescate.   3.- que allá sido la mejor nota  en la materia básica  de esa especialidad. 4.- que este activo en la participación de eventos y actividades. 5.- este lo escogerá entre el departamento de personal educación y operaciones con por lo menos 96 horas de anticipación. 6.- Todos los certificados deberán ser plasmados en un libro de actas físico o digital,  especificando datos del participante instructor nombre del curso y dirección donde se realizo. CAPITULO IV PAUTAS DE TRABAJO EN ADMINISTRACIÓN: Artículo 28. El Departamento de contabilidad o Tesorería además de las funciones establecidas en los estatutos generales tendrá las siguientes atribuciones y responsabilidades: 1) Recibir, manejar y custodiar los fondos de la Asociación. 2) Determinar conjuntamente con el coordinador general los gastos que con cargo al presupuesto vigente sean necesarios. 3) Presentar al Coordinador General oportunamente todas las cuentas debidamente justificadas. 4) Mantener cuenta(s) bancaria(s) a nombre de la Asociación. 5) Presentar el informe financiero a la Asamblea General, al final de cada periodo o cuando lo soliciten los socios. 6) Proponer ante la Junta Directiva acuerdos de gastos. Artículo 29. El dinero que ingrese al grupo se distribuirá de la siguiente forma: 1.- un 15% para la coordinación de educación  2.- un 05% para la coordinación de Operaciones 3.- un 20% para la coordinación General  4.- un 60% para la asociación. 6.- Estos montos permanecerán en la cuenta del grupo y se le asignara a cada coordinación según lo solicite. 7.- la caja chica iniciara con un monto de tres unidades Tributarias Vigentes. 8.- será solo para gastos de la sede si se cuenta con ella, compra de agua, hielo mantenimiento y reparación de la misma. Y otros gastos aprobados en Junta.  9.- Quien maneje la caja chica deberá informar al coordinador general o al contador antes de efectuar compras de mantenimiento y reparación. 10.- la caja chica no puede quedar en cero como mínimo tendrá un 20% notificando al contador de inmediato. 11.- se le suministrara un talonario en caso de que en una compra no den facturas.  12.- la persona que maneja la caja chica no deberá realizar compras. Esta entrega el dinero por escrito al encargado quien deberá traer factura de la compra. 13.- se realizaran arqueos de caja chica sin previo aviso.  14.- todas las facturas deberán estar a nombre de la asociación y tener la fecha sello y firma de la persona que lo maneja. Artículo 30: El dinero que ingrese por concepto de una nueva promoción será destinado para: 1.- Compra de franelas para los aspirantes de ser posible.  2.- Hidratación para las prácticas. 3.- Certificados.  4.- papelería. 5.-todo deposito que sea como pago de viáticos para dictar algún curso o para pagar algún curso que demos será a nombre del grupo de rescate en la cuenta oficial de no haberla aun se hará a nombre de la encargada del departamento de contabilidad o el coordinador general. 6.- Solo el contador y el coordinador general están autorizados para recaudar dinero a los miembros para cualquier índole, quien requiera solicitar una colaboración de los miembros deberá pasar la solicitud por escrito a la junta informando motivo del mismo anexando sus presupuestos. 7.- Cualquier miembro o coordinador podrá presentar proyectos para recaudar fondos para la asociación, la Junta directiva será quien dicte las políticas administrativas para todo ingreso y egreso.

 

 

 

 

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